Illustration by Anna Yashina from Ouch!

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Nuove opportunità

Ormai è chiaro che la pandemia ha trasformato il nostro modo di lavorare e di relazionarci.
In particolare nell’ultimo periodo vi sarà capitato di incontrare la parola ibrido, associata a diversi ambiti. Vuoi per l’emergenza Covid, vuoi per l’accelerazione della trasformazione digitale in corso, ormai chiunque, volente o nolente, ha iniziato a prendere familiarità con la modalità ibrida, sia che si parli di “smart working” o di “eventi digitali”.

In Studio Super Santos utilizziamo la modalità di lavoro da remoto già dal 2015 ma, nel corso della pandemia, anche i nostri clienti si sono trovati di fronte alla necessità di adattare le proprie strutture verso un modello di collaborazione digitale.

Dopo l’iniziale terrore di dover sospendere tutte le iniziative che si erano sempre svolte in presenza (fiere, manifestazioni, congressi, conferenze...) abbiamo assistito ad una rapida evoluzione digitale, che li ha portati ad ottenere inaspettati risultati in termini di partecipazione. Questa necessità di trasformazione in corsa rapida, ha rivelato che esistevano nuove opportunità per organizzatori di eventi e partecipanti, in termini di esperienza, contenuti e coinvolgimento. 

Dal vivo, digitale o ibrido?

La maggior parte delle persone con cui mi relaziono non vede l’ora di tornare agli eventi fisici. Alla fine siamo tutti reduci da due anni di semi-reclusione con limitatissime attività sociali… Soprattutto dopo un periodo così alienante, sarebbe sconsiderato trascurare il valore del calore umano e la bellezza di percepire un luogo, compreso delle sue imperfezioni, con tutti i 5 sensi.
Tuttavia questo non significa per forza che un evento in presenza sia migliore di uno virtuale.

La vera challenge è consegnare un valore concreto ai partecipanti: stimolare la partecipazione e mantenere viva la discussione anche quando l’evento si è concluso.

Quindi meglio tornare agli eventi dal vivo e passare a quelli digitali?
Personalmente penso che le domande veramente interessanti siano altre:
Riuscirà ad essere un’esperienza coinvolgente e memorabile?
Quale ruolo avrà il pubblico durante l’evento? 

Live streaming, Chat Rooms, Video On Demands sono degli strumenti, non soluzioni.
Ma volendo organizzare un evento ibrido, da dove si dovrebbe iniziare?

‍1. Quale tecnologia usare?

Ad oggi è possibile organizzare eventi ibridi con costi molto ridotti rispetto a qualche anno fa. Passando dai social media con dirette Facebook/Instagram, integrazioni live streaming su software gratuiti come WordPress o creazione di room virtuali su svariati sistemi come Zoom, Skype, Around, Google Hangout (solo per citarne alcuni)... c’è solo l’imbarazzo della scelta.

Tutte queste tecnologie sono di semplice utilizzo e dai costi molto ridotti. Bisogna però conoscerne le potenzialità e i limiti: a nessuno fa piacere seguire una diretta con scarsa qualità audio-visivo, priva di regia e con speakers impacciati nel rivolgersi alla telecamera. Così come non ci si può aspettare di innescare un effervescente dibattito piazzando tutti i partecipanti in una stanza virtuale senza un piano di moderazione smart e personalizzato. La scelta di utilizzare determinate tecnologie dovrebbe sempre andare a braccetto con la pianificazione di modalità di partecipazione e fruizione specifiche, progettate ad hoc nel rispetto della tipologia di contenuti e dell’interesse del pubblico.‍

2. Accorgimenti per una buona comunicazione?

Parola chiave: engagement.

Bisognerebbe pensare ad ogni evento come un’esperienza completa, senza trascurare la comunicazione pre, durante e post. Mantenere alta l’attenzione di un pubblico che probabilmente è bombardato da miriadi di inviti ad eventi similari non è semplice. Investire su un piano di comunicazione meno convenzionale potrebbe aiutare nel creare una certa aspettativa intorno all’evento e soprattutto nel renderlo memorabile. 

Piuttosto che assalire gli invitati con continue newsletter e notifiche in stile spam, penso valga la pena di ragionare su attività di coinvolgimento più rispettose, che incorporano originalità e magari anche humor nella comunicazione. Stimolare già qualche settimana prima dell’evento il pubblico con pochi contenuti originali e ben curati aiuta sicuramente a mantenere alta l'aspettativa che abbiamo generato.

Campagne teaser, brevi video informativi, quiz, kit originali da distribuire ai partecipanti sono solo alcuni esempi di idee che potrebbero riuscire a stimolare nel pubblico un senso di appartenenza alla comunità. Con la stessa logica si dovrebbe consentire loro di accedere a determinate risorse anche una volta che l’evento si è concluso. 
Realizzare un sito web solido con un’immagine coerente e mantenerlo aggiornato con video on-demand e news sulle tematiche che interessano i partecipanti è un esempio che va in questa direzione. Personalmente mi interessano tutti quei tentativi di creare un valore emozionale che potrà durare nel tempo. 

Un evento di successo non si dovrebbe misurare sul numero di partecipanti ma sulla sua memorabilità presso la comunità di riferimento.

3. Cosa ti dà l’evento ibrido che l’evento live non ti dà? 

Un altro aspetto molto interessante degli eventi ibridi è la capacità di raggiungere persone che altrimenti non avrebbero potuto partecipare. L’impiego delle soluzioni offerte dalle nuove tecnologie in combinazione con un buon event design, può consentire di coinvolgere una platea più ampia e stimolare nuove opportunità di partecipazione.

Un esempio? Dedicare all’ibrido anche solo una parte di un evento locale permette di allargare l’offerta invitando speakers a collegarsi da diverse parti del mondo, consente l’accesso a persone impossibilitate a muoversi liberamente per motivi economici, politici o di imparità fisica e può anche riuscire ad incuriosire quella fetta di “incerti” che magari, alla prossima edizione dell’evento, deciderà di partecipare in presenza. Sfruttare le nuove tecnologie per coinvolgere questi nuovi arrivati, in modo da trasformarli in appassionati dei tuoi eventi a lungo termine.

4. I micro-eventi sono una buona idea?‍

Proprio per rendere più stimolante e personalizzata l’esperienza, trovo molto interessante l’opzione di integrare i micro-eventi all’interno del macro-evento.
Durante gli eventi in persona, i partecipanti possono muoversi ed esplorare. Mentre con gli eventi virtuali si è solitamente bloccati sulla sedia della propria scrivania. Organizzare micro-eventi significa non solo rendere variegata la scelta con segmenti tematici ma soprattutto dare agli spettatori la possibilità di andare da qualche parte. Dare questo potere ai partecipanti, non solo ottimizza i costi e gli sprechi di un grande evento generalizzato, ma aiuta anche a far sentire i partecipanti protagonisti attivi e non solo spettatori passivi.

Lavorando con ACRI alla Giornata Europea delle Fondazioni, negli ultimi 3 anni abbiamo avuto l’occasione di verificare in prima persona l’efficacia di micro-eventi sparsi sul territorio che hanno consentito alle comunità di tutto il Paese di diventare protagoniste del macro-evento nazionale che si svolge ogni Primo Ottobre.‍‍‍

Il nostro verdetto sugli eventi ibridi?‍

Nonostante tutti i pro elencati sopra, la risposta che ci siamo dati è: dipende.

Indipendentemente da quanto tempo il virtuale rimarrà il mezzo principale, non si tratta solo di partecipare agli eventi, ma di sviluppare una strategia basata sui bisogni del pubblico e quindi di avere un impatto sulle loro vite. Gli eventi virtuali non devono essere uguali per tutti i pubblici - si possono coinvolgere più pubblici, in più modi all'interno dello stesso evento. Il design dell'evento si sta evolvendo alla velocità della luce e sono super entusiasta di tutte le novità che si prospettano in questo campo.

Tutto sta nell’avere una buona strategia di base, nel comprendere la propria audience, nel rispettare i bisogni e le aspettative dei partecipanti.
Utilizzare al meglio le risorse e ridurre al minimo gli sprechi. Introdurre elementi come creatività, originalità e long-term thinking.

È in corso un cambiamento in base al quale gli eventi ibridi saranno la nuova normalità. Ma si tratta di qualcosa di più di un cambiamento di approccio agli eventi, è un cambiamento di mentalità che ci consentirà di creare un nuovo tipo di evento che crei comunità, approfondisca i rapporti e metta le persone e le loro esperienze al primo posto.